与利益相关方在线磋商的五个关键点

与受开发项目影响人员在线沟通的关键之一是利用其已在使用的数字平台。图片来源:亚行
与受开发项目影响人员在线沟通的关键之一是利用其已在使用的数字平台。图片来源:亚行

By Pinky Serafica, Na Won Kim

数字磋商和数据收集比面对面磋商节省时间,但必须细致入微地关注整个过程、背景和结果。

2020年初,为了遏制新冠肺炎疫情传播,中华人民共和国(中国)湖南省和许多其他地区一样实行了封锁措施。到一月中旬,居民就已经被建议不要出门,生活几乎都转移到网上。

在湘潭,人流从街道转向了微信、新浪微博、腾讯QQ和小红书。通常每天穿梭于网络的主要是青少年、游戏玩家和技术人员,他们轻松地在“现实生活”和“网络生活”之间切换。而在这段封锁时期,大多数居民都只有通过连接电子设备和互联网,才能了解新闻、观赏电影、玩游戏和自己制作视频。

正是在这种环境下,我们进行了一项调查,了解在疫情期间在线进行利益相关方磋商是否有意义;利益相关方磋商是分享知识和向人们对待建开发项目征求意见的过程。我们分析了与利益相关方就亚行支持的低碳转型开发拟议项目进行的磋商,该项目旨在将碳密集、污染严重的湘潭转变为一个低碳、具气候韧性、宜居的城市。以下是我们发现的五个关键点:

如果关键利益相关方在线上,就在线上联系他们。在开展项目联络工作时,湘潭政府依靠的就是人们持续在线。在开发项目的交流传播工作中,让受影响人参与进来的重要性不亚于为他们提供信息来讨论拟议项目的设计、风险和利益。关键就是要找到适合参与互动的平台。

注意代表性和包容性。在线磋商虽然便捷,但可能会将部分人员排除在外,并且无法考虑其社会背景,这一风险抵消了其便利性。在线平台横跨真实与非真实世界,网络中的人物角色并不一定能反映人口特征,而后者对于我们确保磋商对象是受影响人或有直接利害关系十分重要。项目规划人员需要核实性别、年龄、社会经济地位、种族、数字素养以及互联网和设备的获取情况。       

如果有现成的基准,就用这些基准去寻找关键利益相关方。如何在用途远大于项目磋商的在线平台上找到项目的关键利益相关方?在我们调查的项目中,已有基准和之前的面对面磋商都有助于项目规划人员找到利益相关方,并了解其在交通和能源使用方面的行为习惯,而这也是磋商关注的焦点。否则,我们可能需要对湘潭所有能上网的人员进行在线调查和磋商,才能让项目的关键利益相关方参与进来。

如果关键利益相关方在线上,就在线上联系他们。

利用之前的磋商结果和基准,在线磋商的设计人员让来自20个低碳社区的居民参与磋商,这些社区居民有望进一步采取完全绿色节能的生活方式。在湘潭市约280万人口中,女性占48.8%,这在调查对象的男女比例中也有所反映。同时,湘潭的土家族、苗族和其他少数民族的在线访问能力和数字素养也得到了验证。

选择易于使用的在线软件和热门应用程序来进行传播。在线调查软件的选择至关重要。不仅平台要易于使用,便于调查对象操作,数据质量也要稳定、准确和有效,且数据收集必须遵循道德规范。 

我们所调查的项目使用的应用程序为问卷星,这是一个颇受欢迎的在线调查工具,允许用户自定义格式和属性。它具有多重过滤功能,可以提供实时分析。为了确保调查对象能够理解问题,我们还增加了问题说明。为了便于回答,尤其是方便手机用户,我们采用了带有下拉菜单的多项选择格式。在调查问卷结尾处,有一个开放式问题,供调查对象发表其对项目组成部分的评论。

调查问卷上传后,该软件会生成一个链接和二维码,以规范访问并确保数据隐私。由于几乎所有的湘潭居民都在使用微信,因此我们通过微信向调查对象分发链接和二维码。

加入“人本”元素,建立信任。由于缺少传统磋商活动的面对面互动,开发工作中的技术应用常常会遭遇信任问题。要获得真实的答案,就需要取得调查对象对整个过程的信任,包括如何联系他们、谁联系他们、如何要求他们填写问卷以及他们的回答将被如何使用。  

为了达到这一目的,我们从项目所在地的社区管理机构招募了24名联络员,此举不但起到了建立信任的作用,还充当了数字程序中的验证机制。根据特定的项目组成部分,我们组建了不同的微信群,并分别分配了联络员。联络员邀请调查对象加入微信群,然后共享问卷链接和二维码。

联络员还创建了匿名调查对象的基本人口统计资料,并对这些资料进行了随机验证。这一验证工作确保了调查对象符合通过项目基准确定的抽样标准。与传统的数据收集工作相似,我们给调查对象分配了代码,以帮助分析,并确保不能依据答案追溯调查对象。事实证明,上述程序被成功用于在线磋商,从而对面对面磋商构成了补充。

对于集中化社会,数字磋商和数据收集比面对面磋商更节省时间。当然,要想在数字平台上进行有意义的磋商,就要关注到整个过程、背景和最终结果等方面的细节。

作者:亚行交流局高级交流官员平基·塞拉菲卡(Pinky Serafica)亚行南亚局高级城市发展专家金奈远(Na Won Kim)