再思考:新冠疫情过后居家办公

疫情过后,职员和公司都将不得不决定是否重返在办公室上班的状态。图片来源:堀冈佑二(Charles Horioka)
疫情过后,职员和公司都将不得不决定是否重返在办公室上班的状态。图片来源:堀冈佑二(Charles Horioka)

By Paul Vandenberg

世界各地的职员和公司现在才逐渐明白居家办公对成本、生产力以及工作—生活的平衡意味着什么。这种新的认识能否跨越疫情期?

相比从事体力劳动和直接面对客户的工作岗位,新冠疫情对办公室职员的影响要小得多。许多专业人士、管理者、中层职员和助理能够将工作场所从办公室转移到家中,通过电子邮件、聊天室、文档共享和视频应用程序等与同事和客户联系。对于这些人而言,疫情虽然给他们的工作造成了干扰,但并没有终止他们的工作。

根据最新估计,在发达国家,约有35%~45%的岗位可以在家里完成工作。这一比例随着收入的高低而波动,在发展中国家下降至10%~30%左右。因此,虽然大多数职员不能居家办公,但能够居家办公的人员比例也不容小觑。

居家办公打乱了我们的正常工作方式,也改变了我们与配偶、孩子及年迈双亲等其他家庭成员的交流。一天中的大部分时间,甚或一整天,职员都待在家里,而这需要时间来适应。

居家办公对职员和雇主们的影响将决定这是否会成为一种新常态,抑或一旦发放疫苗,我们还将回归旧常态。无论哪种情况,新冠肺炎疫情都已迫使我们在工作关系上进行了一次重大尝试。

对于职员而言,远程办公有利有弊。毫无疑问,这可以节省通勤时间,而在出行主要靠汽车、高峰时段街道拥堵的大都市,更是如此。节省一个小时的通勤时间,就意味着可以多做半个小时的工作,同时多出30分钟的休息时间。居家办公还可以减少注意力的分散,但这可能是好事,也可能是坏事。如果工作需要集中精力,那居家办公是好事,有利于集中精力完成工作。事实上,在疫情暴发前,这正是上班族倾向于居家办公的一个重要原因。

但分心和分散注意力也有其益处,不仅让办公环境更舒适,还能让工作更富成效。下午三点左右,我们可以去找同事休息放松,聊聊工作或高尔夫球,或者纯粹休息放空。我们在走廊上偶遇,想到该见面聊聊了。我们聚在饮水机或咖啡机旁,交流想法。面对面交流产生的 "协同效应"对提高生产力和促进创新十分有益。

在疫情暴发的最初几个月里,上班族面临的一项难题是如何划分界限——他们不知该何时放下工作,关上电脑,休息放松。家成了办公室,工作日变成了一整天。在旧常态下,问题还容易解决:回家即可。办公室是工作场所,而家是休闲的地方。许多上班族现在逐渐明白了这一点。他们变得更加有条不紊,到点关闭电子邮件,不再接受晚餐后的视频沟通。

对于许多雇主而言,因为无法监督,居家办公总让他们忧虑不安。管理者如何知道员工是在工作,而不是在打瞌睡或者吃零食或者以其他方式消磨时间呢?有人认为,管理者应该监管的是产出,而不是员工坐在办公桌前的时间长短。当然,这点说起来容易,做起来难。

知识产出可能比实物产出更难监督,因此,管理者只好回归这样的假设:坐在办公桌前就是在工作,在家则未必。事实上,只要加强监督,管理者与员工之间经常沟通,就能将这一问题最小化。

对于雇主而言,居家办公能带来经济利益。员工无需通勤,可以将更多时间用于工作,增加产出。另外,如果居家办公的规模足够大,那么随着雇主向数字空间转型,可以减少对物理空间的需求,从而降低租金成本。即使所有员工都到办公室上班,只要不是同时来,也可以顺畅运作。换言之,不再需要指定办公桌了。今天我用这张办公桌,明天我在家办公,换成我同事使用这张桌子。笔记本电脑、共享文件存储和无纸化办公室使得这些安排切实可行。

在疫情暴发的最初几个月里,上班族面临的一项难题是如何划分界限——他们不知该何时放下工作,关上电脑,休息放松。

那么,新常态会是什么样子呢?我们可能尚不确定,但这里有三种可能。

回归旧常态:可能我们又回到以前的常态,大多数人大多数时候都去办公室上班。原因可能在于员工需要划分生活与工作,否则当他们不去办公室时,会感到有压力、工作过度感和被孤立。而对管理者而言,他们需要看到员工,让自己相信员工在工作。

激进式新常态:在这种情况下,这次重大尝试确实富有启发性,是一个成功案例。员工喜欢居家办公带来的好处,并能够将不利因素降至最低。雇主可以设计灵活的监督体系,享受租金成本减少带来的益处。

混合式新常态:我们回到办公室上班,但并非所有时候都去。工作是混合式的,一部分在办公室完成,一部分在家完成。也许每周有两天去办公室、三天在家,或者在家办公一周,然后去办公室一周。随着办公桌共享成为常态,办公空间也有所改变。

第一和第三种情况的可能性最大。我们还可以推测,发展中国家可能比发达国家更有可能回归旧常态。这可能是因为发展中国家的住宅比较拥挤,居住条件较差,身边可能会有更多的家庭成员带来干扰,而“去办公室”的状态可能会更好。发达国家则更有可能采用混合模式,并且可能采取多种形式。可能是一周在家办公三天,也可能是一个月在家办公三天。

唯一可以肯定的是,新冠肺炎疫情让我们意识到了居家办公的可能性——并仔细考虑其对成本、生产力以及平衡工作与生活的意义。更多的办公室职员和雇主可能将居家办公视为一种可行的工作选项,并更加频繁地运用起来。但究竟有多频繁,这是一个关键的未知数。

作者:亚洲开发银行高级经济学家保罗·范登堡(Paul Vandenberg)